28 Gennaio 2018

Quando scriviamo una mail è molto importante fare attenzione al tono e ad alcune formalità, proprio come durante una conversazione.

Noi di English Corner organizziamo un workshop intensivo per imparare strutture grammaticali e non specifiche per le mail. Nel frattempo però ci sono alcune piccole cose da tenere a mente che non costano nessuno sforzo ma che miglioreranno l'efficacia della nostra comunicazione in modo spesso decisivo.

1. INCLUDETE SEMPRE L'OGGETTO

Sembra una cosa ovvia, ma quante volte siamo di fretta e per fare prima mandiamo al mail senza includere l'oggetto? Diamo per scontato che chi riceve la mail vedendo che è da parte nostra la leggerà lo stesso o semplicemente non ci sembra così importante scriverlo. Ebbene, è fondamentale! Prima di tutto non potete sapere quante altre mail il destinatario sta ricevendo in quel momento: leggere l'argomento della vostra comunicazione potrà essere utile per decidere se aprirla subito o no. In secondo luogo senza oggetto sarà molto difficile poter trovare la mail in futuro se dovesse esserci bisogno.

2. NO DESTINATARI MULTIPLI IN CHIARO

Se state mandando un messaggio collettivo non includete mai gli indirizzi mail dei destinatari in chiaro, sempre in copia nascosta. Si fa per due ragioni: evitare che se qualcuno di poco esperto clicca "rispondi a tutti", tutti i destinatari ricevano e leggano il suo messaggio - può non interessare e sappiamo quanto siamo già sommersi di notifiche! - e rispettare la privacy di tutti.

3. SALUTATE IN MODO CORTESE

Saltare il saluto può far sembrare il messaggio troppo duro o diretto. Salutate sempre in modo gentile e possibilmente evitanto di usare abbreviazioni del nome, anche se siete in confidenza con il destinatario: la vostra mail potrebbe essere inoltrata al suo capo o comunque a qualcuno che potrebbe non apprezzare la presa di confidenza.

4. PERSONALIZZATE

Se state mandando mail a raffica per far conoscere la vostra attività, comunicare una novità o avere appuntamenti durante una fiera, non mandate mail standard tutte uguali. Cercate di personalizzare il messaggio il più possibile: perché state scrivendo a quella persona? Quali sarebbero le potenzialità di una collaborazione tra di voi? Siate brevi ma specifici: l'oggetto della vostra comunicazione dev'essere contenuto nel primo paragrafo.

5. NON USATE GLI EMOTICON, PUNTI ESCLAMATIVI A CASO, CAPS...

Tutti gli elementi che siamo ormai ampiamente abituati ad usare via whatsapp e simili, nelle mail sono da escludere. Vero che ormai tutto è molto più diretto e immediato, ciò non toglie che sia bello e importante dedicare del tempo al giusto modo di comunicare in modo formale e cortese: la cura che si mette nella scrittura deve trasmettere la cura che abbiamo messo nel nostro lavoro.

6. AGGIUNGETE ALLEGATI DI PICCOLE DIMENSIONI

Post che gli allegati vanno aggiunti solo se davvero necessari, è importantissimo fare sempre molta attenzione alla dimensione degli allegati. Un file troppo pesante potrebbe impallare il computer del destinatario, con risultati molto peggiori di quelli desiderati... 

7. SIATE CHIARI E DIRETTI

Non lo si dirà mai abbastanza: le mail troppo lunghe e troppo complesse non piacciono a nessuno e soprattutto rischiano di non essere lette, per disattenzione, per noia o semplicemente per poco tempo. Messaggio chiaro, domande specifiche sui feedback richiesti, saluti cordiali.

Vi è sembrato utile questo articolo? Non perdete il nostro workshop allora! Scriveteci o controllate sui nostri social le date del prossimo incontro a Milano.